Неиспользованные отпуска работников: риски работодателя

1. В силу ст. 114 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

По общему правилу, согласно ч. 1 ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

- женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

В силу ст. 123 и 124 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год, если иное не предусмотрено ТК РФ. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Следовательно, работодателю необходимо следить за тем, чтобы у работников не накапливались неиспользованные дни отпуска более чем за два года. В противном случае работодателю может грозить штраф за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (от 30 до 50 тыс. руб. на организацию и от 1 до 5 тыс. руб. на должностное лицо или предпринимателя).

Обратите внимание: заменять ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией нельзя. Так, в письме от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1 Роструд указал, что выплатить денежную компенсацию работодатель вправе только в том случае, если продолжительность каждого из неиспользованных ежегодных отпусков превышает 28 календарных дней, и только за ту часть, которая превысит 28 календарных дней. Для получения денежной компенсации взамен отпуска работнику необходимо написать заявление. Роструд также отмечает, что замена части отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя, то есть он может и отказать работнику.

Это подтверждается и судебной практикой. Например, в определении Верховного суда Республики Коми от 15.08.2011 № 33-4410/2011 указано, что по смыслу ст. 126 ТК РФ замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией при наличии соответствующего письменного заявления работника является правом, а не обязанностью работодателя. Следовательно, последний вправе отказать в удовлетворении просьбы работника о замене части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией, причем без указания мотивов такого отказа. Суд же не вправе обязывать работодателя выплатить работнику указанную компенсацию.

Таким образом, если период, в течение которого работник не воспользовался отпуском, не превышает двух лет, при этом работник отказывается воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском, отпуск такого работника может быть перенесен. Во всех остальных случаях работник обязан воспользоваться отпуском.

2. Трудовое законодательство не предусматривает возможности досрочного прекращения ежегодного оплачиваемого отпуска по инициативе самого работника. В случае если работнику предоставлен такой отпуск и работник начал его использовать, механизм досрочного выхода из отпуска не установлен.

Однако стоит отметить, что трудовое законодательство и не запрещает работнику досрочно выходить из отпуска.

Поскольку трудовое законодательство не предусматривает возможности досрочного прекращения ежегодного оплачиваемого отпуска по инициативе самого работника, то в таком случае работодателю необходимо истребовать у работника заявление в свободной форме о том, что прерывание ежегодного оплачиваемого отпуска было осуществлено им по собственной инициативе и не может классифицироваться как отзыв работника из отпуска в соответствии с ч. 2 ст. 125 ТК РФ.