Право подписи первичных документов

По сути заданных вопросов можно сделать вывод, что вы являетесь сотрудником организации и для исполнения должностных обязанностей на вас был издан приказ о подписании «первичных документов». Термин «первичные документы» весьма широк: под ними понимаются как унифицированные формы, рекомендованные Минфином России и другими ведомствами, так, например, и расчетные ведомости или акты сдачи-приемки выполненных работ. Соответственно, требования по составлению, учету и оформлению таких документов могут отключаться друг от друга.

Например, для первичных бухгалтерских документов срок хранения составляет пять лет. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – расчетные (расчетно-платежные) ведомости)) необходимо хранить 75 лет.

Срок хранения регулируется не только Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Налоговым кодексом РФ, но и ведомственными нормативными актами, регламентирующими архивное дело.

При подписании «первичных документов» необходимо исходить из правил соблюдения требований к оформлению конкретного вида «первичного документа».

Статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты первичного учетного документа. Так, п. 6 и 7 ч. 2 этой статьи определено, что в таких документах должны быть наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события (сделки), а также подписи таких лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни. Ответственное лицо обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Получение товара организацией, его перемещение внутри организации, постановка на учет и хранение, а также реализация товара отражаются в документах первичного учета. Сопровождение передвижения товара, осуществляется различными структурными подразделениями организации и сотрудниками, которые несут ответственность за передвижение товара в рамках своих функциональных (должностных) обязанностей.  Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, и Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Если ваша должность (работа) в этих перечнях не указана, то вы не можете быть материально ответственным лицом и несете ответственность только за достоверность факта хозяйственной жизни, зафиксированного вами в первичном учетном документе.