Оформление денежных средств, перечисляемых на топливную карту сотруднику

Если организации для служебных целей необходимо использовать автомобиль работника, оформить эти правоотношения можно несколькими способами.

1. Работодатель арендует автотранспорт у сотрудника, оплачивает заправку автомобиля и платит арендную плату.

2. Работодатель возмещает расходы на топливо и платит компенсацию за использование принадлежащего работнику автотранспорта согласно ст. 188 ТК РФ.

3. Работодатель приобретает и выдает топливные карты сотрудникам в счет арендной платы.

Организация-работодатель заключает с топливной компанией договор, в соответствии с которым получает топливные карты и выдает их сотрудникам. Через карты работодатель ведет учет использования сотрудниками денежных средств на топливо.

Деньги переводятся топливной компании авансом, на момент заправки сотрудником автомобиля топливо уже оплачено. После заправки сотрудник получает на руки платежный документ – чек, в котором указано количество приобретенного топлива и дата заправки. Впоследствии топливная компания передает организации отчет о приобретенном сотрудниками топливе: акт сверки, накладные. Организация сверяет данные, переданные топливной компанией, с платежными документами, полученными и сданными сотрудниками. Для учета топливных карт организация может завести журнал учета выдачи и приема карт, с указанием сведений о сотрудниках, которым они выдаются.

Стоимость карт списывается бухгалтерией единовременно. Затраты на приобретение топливных карт можно отнести к расходам по обычным видам деятельности. Согласно ст. 254 НК РФ для целей налогового учета стоимость карт включается в состав материальных расходов.

При списании затрат на топливо следует учитывать нормы расхода ГСМ, содержащиеся в методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Однако НК РФ не предусматривает нормирование расходов на топливо. Если эти расходы удовлетворяют условиям, изложенным в ст. 252 НК РФ, то их можно учитывать в полном объеме.

Количество использованного топлива должно документально подтверждаться (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используются путевые листы, которые необходимы независимо от того, арендован автомобиль у сотрудника, или находится в собственности у компании.

Компенсация при расчете налога на прибыль или единого налога выплачивается в соответствии с установленными нормативами (см. постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»). Все возникающие в процессе эксплуатации транспортного средства затраты должны быть компенсированы.

При расчете единого налога, налога на прибыль применяются следующие нормы расходов на выплату компенсации:

1200 руб. в месяц, если рабочий объем двигателя менее 2000 куб. см,

1500 руб. в месяц, если рабочий объем двигателя больше.