При утрате документов на наследуемое имущество рекомендую придерживаться следующего алгоритма.
Шаг 1. Обратитесь к нотариусу, открывшему наследство, и сообщите о том, что документы на наследуемое имущество утрачены.
В течение трех рабочих дней со дня вашего обращения нотариус самостоятельно запросит сведения из ЕГРП, содержащие данные о правах наследодателя на наследственное имущество, а также основания возникновения этих прав (ст. 47.1 Основ законодательства РФ о нотариате; п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним").
Нотариус не вправе требовать, чтобы вы или ваш представитель обращались за сведениями, содержащимися в ЕГРП, или сведениями, внесенными в государственный кадастр недвижимости (ст. 47.1 Основ законодательства РФ о нотариате). Однако вы вправе самостоятельно получить сведения из ЕГРП в отделении Росреестра или в МФЦ, а также в электронном виде через официальный сайт Росреестра.
Если необходимые сведения и документы в ЕГРП отсутствуют или если право собственности на объект недвижимости возникло до 31 января 1998 г. и впоследствии не было зарегистрировано в ЕГРП, нотариус выдаст вам запрос на предоставление сведений об имуществе наследодателя. Уточните у нотариуса, в какой форме ему нужны указанные сведения, поскольку они могут быть предоставлены в виде:
копии правоустанавливающего документа;
дубликата правоустанавливающего документа;
справки о зарегистрированных по состоянию на 31 января 1998 г. правах на объект недвижимого имущества.
Шаг 2. Обратитесь с заявлением и необходимыми документами в организацию, занимавшуюся регистрацией прав на объекты недвижимости до 31 января 1998 г. (если требуется).
Эти функции могут быть возложены на БТИ, местную администрацию, земельные комитеты, а также архивы этих организаций.
Обратиться в эти организации можно лично через МФЦ или через электронную форму на Портале государственных и муниципальных услуг (функций). Для этого потребуется подготовить следующие документы:
1) запрос (заявление) на предоставление государственной услуги;
2) паспорт;
3) доверенность (оригинал) - при обращении уполномоченного представителя;
4) запрос нотариуса на предоставление сведений об имуществе наследодателя (оригинал).
При получении сведений в электронном виде оригинал доверенности представителя и оригинал справки от нотариуса нужно представить в момент получения запрашиваемых документов в МФЦ. Сведения предоставляются в течение 14 дней.
Шаг 3. Получите запрошенные документы и представьте их нотариусу, у которого открыто наследственное дело, либо дождитесь получения нотариусом документов из ЕГРП.
На основании представленных вами или полученных нотариусом самостоятельно документов нотариус оформляет свидетельство о праве на наследство (п. 1 ст. 1162 ГК РФ).