«Российской газеты»
Выплата компенсации за подвижной характер работы
Организация планирует установить подвижной характер работы работникам (монтажники, сварщики), работающим на строительных объектах с периодическим перемещением с объекта на объект (по мере окончания работ). У работников нет возможности каждый день возвращаться домой и обратно, организация предоставляет общежитие. Может ли организация установить в данном случае компенсацию (суточные) не облагаемую НДФЛ и страховыми взносами (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства)? Как бухгалтерии организации доказать контролирующим органам, что суточные в данном случае не облагаются НДФЛ и страховыми взносами? Какие документы для этого потребуются?
Согласно ст. 166 ТК РФ поездка в рабочее время считается командировкой, за исключением случаев, когда выполнение служебных обязанностей уже предполагает разъездной характер работы. Командировочные затраты обязан компенсировать работодатель (ст. 168 ТК РФ), в том числе выплаты работнику на дополнительные расходы за каждый день пребывания в командировке – суточные. В некоторых случаях на командировочные выплаты (в том числе суточные) НДФЛ необходимо начислить как на прямой доход сотрудника. Выплатить суточные можно как перед поездкой в командировку (авансом из расчета запланированных дней поездки), так и по ее завершении (по фактическому количеству дней нахождения в командировке).
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не весь размер командировочных затрат попадает под налогообложение. Документально подтвержденные затраты на проезд и проживание, суточные выплаты в пределах 700 руб. для поездок по стране и 2500 руб. по загранкомандировке не являются объектом налогообложения НДФЛ. То есть в пределах обозначенных норм суточные НДФЛ не облагаются. С выплат суточных, произведенных организацией работникам свыше указанных норм, удерживается налог на доходы физических лиц на общих основаниях. Если затраты на проживание и транспортные расходы во время командировки не были документально оформлены и нет возможности их подтвердить, то они будут облагаться НДФЛ, за исключением суточных в пределах сумм, указанных выше. Потраченные и документально не подтвержденные сверх нормативов средства фискальные органы также могут учесть в базе для начисления НДФЛ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.2013 № А27-1862/2013). Обоснованность выплаты самих суточных в пределах установленных законодательством норм при утрате командировочных документов можно подтвердить локальными документами предприятия – приказами о направлении в командировку, табелями учета рабочего времени, отчетами о выполнении служебного задания. Эти же документы необходимо предоставлять контролирующим органам при проверке документов.