«Российской газеты»
Когда ставить входящий и исходящий номер на документы?
Основная деятельность учреждения лежит в области науки. Следует ли при ведении делопроизводства разделять входящую и исходящую корреспонденцию? Включать ли нумерацию входящей и исходящей документации в номер номенклатуры дел?
Управление документооборотом учреждения законодательно не регламентировано. Есть только рекомендации по организации документооборота, включению документов в систему управления документов. Стратегия управления документами должна быть документально зафиксирована в соответствующем плане, например, в стратегическом плане по управлению информацией, который должен входить в состав планово-финансовой документации организации.
Документы создаются, поступают и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Соответственно, исходящую и входящую документацию рекомендовано разделить на два разных учета.
Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления документами должны быть внедрены в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий, следовательно, включение нумерации входящей и исходящей документации в номер номенклатуры дел также рекомендовано.
Данные рекомендации в полном объеме содержатся в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденном приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст.