Какие документы должны храниться в отделе кадров?

В общем порядке законодательство РФ не устанавливает для организаций обязательного требования ведения личных дел работников. Необходимость ведения личных дел работников определяется организацией самостоятельно, а перечень документов, которые должны храниться в личном деле работника, устанавливается работодателем в локальном нормативном акте.

В любом случае в личное дело работника могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся:

- заявление о приеме на работу;

- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу;

- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

- личная карточка (унифицированная форма Т-2 или самостоятельно разработанная форма);

-·анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником;

- подписанные работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной, согласие на обработку персональных данных;

- дополнительные соглашения к трудовому договору;

- приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

- документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.);

- заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.

Согласно п. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

В исключительных случаях обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в связи с реализацией международных договоров РФ о реадмиссии, в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, в связи с проведением обязательной государственной дактилоскопической регистрации, а также в случаях, предусмотренных законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством РФ, законодательством РФ о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, о гражданстве РФ, законодательством РФ о нотариате.

При этом нужно учитывать, что в соответствии с ч. 5 ст. 5 Федерального закона «О персональных данных» содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Из вышеизложенного следует, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках и их персональных данных по сравнению с требуемой действующим законодательством РФ. 

Однако для отдельных категорий работников и служащих нормативными правовыми актами установлены дополнительные требования по ведению личных дел.

В частности, в отношении государственных и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, содержащее перечень документов, которые должны храниться в личном деле гражданского служащего. Согласно п. 16 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела к личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством РФ порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии);

е) копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами РФ, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Таким образом, хранение в личных делах работников копий паспорта, СНИЛС, ИНН допускается только в отношении отдельных категорий работников и государственных гражданских служащих. Работник школы к вышеуказанным категориям не относится.